Kai pirmą kartą organizuoju party bus renginį draugų gimtadieniui, maniau, kad viskas bus paprasta – užsakai autobusą, susėdi ir švenčiati. Kaip gi klydau! Po kelių nesėkmingų bandymų ir nemažai išmoktos pamokos, supratau, kad party bus organizavimas turi savo pinkles. Dabar, po daugelio sėkmingų renginių, noriu pasidalinti patirtimi ir padėti jums išvengti tų klaidų, kurias pats padariau.
Biudžeto planavimo spąstai
Viena didžiausių klaidų, kurią dariau pradžioje – neįskaičiavau visų išlaidų. Matai party bus nuomos kainą ir manai, kad tai viskas. Klaida! Yra daugybė papildomų išlaidų, kurios gali stipriai paveikti tavo kišenę.
Pirmiausia, nepamirškite arbatpinigių vairuotojui – tai ne tik mandagumo reikalas, bet ir būdas užsitikrinti gerą aptarnavimą. Paprastai tai sudaro 15-20% nuo bendros sumos. Taip pat daugelis kompanijų ima papildomą mokestį už valymo paslaugas, ypač jei po renginio autobusas lieka labai nešvarus.
Kuras – dar viena paslėpta išlaida. Kai kurios kompanijos įskaičiuoja kurą į bendrą kainą, kitos – ne. Visuomet paklausite aiškiai. Taip pat atsiminkite, kad jei planuojate ilgą maršrutą ar daug sustojimų, kuro sąnaudos gali būti nemažos.
Praktinis patarimas: Prie party bus nuomos kainos pridėkite dar 30-40% papildomoms išlaidoms. Geriau turėti atsargų, nei likti be pinigų renginio metu.
Dalyvių skaičiaus nesuderinamumas
Antroji dažna klaida – neteisingai įvertinti dalyvių skaičių. Kartą užsakiau 20 vietų autobusą 25 žmonėms, manydamas, kad „kaip nors tilpsime”. Rezultatas? Pusė žmonių stovėjo, visi jautėsi nepatogiai, o šventės nuotaika greitai išgaravo.
Party bus nėra viešasis transportas – čia žmonės nori jaustis patogiai, šokti, judėti. Jei autobuse per ankšta, niekas negalės mėgautis. Be to, saugumo sumetimais daugelis kompanijų griežtai kontroliuoja keleivių skaičių.
Kita pusė medalio – užsakyti per didelį autobusą. Jei jūsų 8, o autobusas skirtas 40 žmonių, atmosfera bus lyg tuščioje salėje. Jokios jaukumo, o pinigai išmesti veltui.
Aukso taisyklė: Suskaičiuokite tikslų dalyvių skaičių ir pridėkite 10% atsargai. Jei abejojate tarp dviejų dydžių, rinkitės mažesnį – geriau šiek tiek jaukiau nei per daug erdvės.
Maršruto planavimo chaosas
Trečioji klaida, kurią dažnai matau – nepaprastai chaotiškas maršrutas. Žmonės nori aplankyti 10 vietų per 4 valandas, važinėti per visą miestą pirmyn atgal. Rezultatas? Daugiau laiko praleidžiate kelyje nei švenčiate.
Vienas iš blogiausiųjų mano renginių buvo būtent dėl šios priežasties. Planavome aplankyti 6 klubus per vieną vakarą, bet nepagalvojome apie atstumus tarp jų. Galų gale praleisdavome po 15 minučių kiekviename klube ir po valandą autobuse. Niekas nebuvo patenkintas.
Geriau suplanuokite 2-3 pagrindines vietas ir leiskite sau ten praleisti daugiau laiko. Ypač svarbu atsižvelgti į eismo spūstis – penktadienio vakare per miesto centrą kelionė gali užtrukti dvigubai ilgiau nei tikitės.
Patarimas iš patirties: Naudokitės Google Maps ir patikrinkite maršrutą tuo laiku, kada planuojate važiuoti. Apskaičiuokite realų laiką ir pridėkite 25% atsargai.
Gėrimų ir užkandžių katastrofa
Ketvirtoji problema – netinkamas gėrimų ir užkandžių planavimas. Daugelis žmonių nesupranta party bus taisyklių dėl alkoholio. Ne visos kompanijos leidžia gerti alkoholį, o kai kurios turi griežtus apribojimus.
Aš kartą užsakiau party bus, manydamas, kad galėsime gerti ką tik norime. Paaiškėjo, kad kompanija leidžia tik alų ir vyną, o mes buvome nusipirkę stipresnių gėrimų. Teko viską palikti namuose ir skubiai ieškoti parduotuvės.
Užkandžių klausimas irgi svarbus. Vengkite riebių, trupančių ar labai kvepiantį maistą. Party bus – tai judantis transporto priemonė, ir niekas nenori, kad jų drabužiai būtų sutepti riebalais ar autobusas pradėtų dvokti žuvimi.
Geriausi pasirinkimai: lengvi sumuštiniai, vaisiai, riešutai, sausainiai. Nepamirškite ir nealkoholinių gėrimų – ne visi geria alkoholį, be to, svarbu išlikti hidratuotiems.
Muzikos ir pramogų pražiūra
Penktoji klaida – nepasirūpinti muzika ir pramogomis. Daugelis žmonių mano, kad party bus automatiškai reikš linksmybę. Realybėje, jei neturite geros muzikos ir veiklų, kelionė gali tapti nuobodi.
Visuomet iš anksto paklausite, kokia garso sistema yra autobuse. Ar galite prijungti savo telefoną? Ar veikia Bluetooth? Ar yra mikrofonai? Kartą patekau į party bus su sugadinta garso sistema – keliauti tyloje 3 valandas buvo tikras košmaras.
Paruoškite muziką iš anksto. Sukurkite playlist’ą, kuris patiks visiems dalyviams. Įtraukite ir senesnius hitus, ir naują muziką. Nepamirškite, kad skirtingo amžiaus žmonės turi skirtingus muzikos skonius.
Pramogų idėjos party bus:
- Karaoke (jei yra mikrofonai)
- Kortų žaidimai
- „Tiesa ar iššūkis”
- Nuotraukų sesijos su rekvizitais
- Viktorinos apie draugus
Laiko valdymo nesėkmės
Šeštoji problema – prastas laiko valdymas. Party bus nuoma paprastai būna valandinė, ir kiekviena papildoma valanda kainuoja nemažai. Jei nesuplanuojate laiko tinkamai, galite arba pervažti biudžetą, arba skubėti ir nepajusti šventės.
Dažniausiai žmonės per optimistiškai vertina, kiek laiko užtruks susirinkti. Jei planuojate pasiimti žmones iš skirtingų vietų, apskaičiuokite, kad kiekvienas sustojimas užtruks bent 10-15 minučių. Žmonės nėra pasiruošę, negali rasti savo daiktų, nori dar kartą nueiti į tualetą…
Taip pat nepamirškite, kad kai kuriose vietose gali būti sunku parkuotis dideliam autobusui. Vairuotojui gali tekti ieškoti tinkamos vietos, o tai irgi užtrunka.
Išmintis iš patirties: Visuomet užsakykite party bus bent valandai ilgiau nei manote, kad reikės. Geriau turėti laiko atsargą nei skubėti.
Saugos ir taisyklių ignoravimas
Septintoji klaida – nesusipažinimas su saugos taisyklėmis ir kompanijos reikalavimais. Kiekviena party bus kompanija turi savo taisykles, ir jų pažeidimas gali baigtis renginio nutraukimu ir pinigų praradimu.
Dažniausios taisyklės, kurias žmonės pažeidžia:
- Rūkymas autobuse (net elektroninės cigaretės dažnai draudžiamos)
- Stovėjimas judančiame autobuse
- Perdėtas alkoholio vartojimas
- Daiktų metimas pro langus
- Garsus elgesys gyvenamose zonose
Visuomet iš anksto perskaitykite sutartį ir supažindinkite visus dalyvius su pagrindinėmis taisyklėmis. Paskirite vieną atsakingą asmenį, kuris prižiūrėtų, kad visi laikytųsi susitarimų.
Nepamirškite, kad party bus vairuotojas turi teisę nutraukti kelionę, jei keleiviai elgiasi nepriderančiai ar pažeidžia saugos reikalavimus. O pinigų tokiu atveju paprastai negražina.
Atsarginių planų nebuvimas
Aštuntoji klaida – neturėti atsarginio plano. Gyvenime gali nutikti bet kas: party bus gali sugesti, vairuotojas gali susirgti, oras gali pablogėti. Jei neturite plano B, jūsų šventė gali virsti katastrofa.
Visuomet paklausite kompanijos, ką jie darys, jei autobusas suges ar atsitiks kita nenumatyta situacija. Ar jie turi atsarginį transportą? Kiek laiko užtruks jo atvykimas? Ar bus kompensuojamos išlaidos?
Taip pat turėkite atsarginį planą pramogoms. Jei viena iš planuotų vietų bus uždaryta ar neįleis jūsų grupės, žinokite, kur galite eiti vietoj jos.
Atsarginio plano elementai:
- Alternatyvūs maršrutai
- Atsarginės pramogų vietos
- Kontaktai kitų party bus kompanijų
- Papildomi pinigai nenumatytoms išlaidoms
Kai viskas susiklosto: patirtis, kuri mokė
Po visų šių klaidų ir pamokų, dabar galiu pasakyti, kad party bus organizavimas tapo vienu mano mėgstamiausių užsiėmimų. Kai viską suplanuoji tinkamai, rezultatas būna fantastiškas – draugai džiaugiasi, šventė pavyksta, o prisiminimų lieka visam gyvenimui.
Svarbiausias dalykas, kurį supratau – party bus nėra tik transportas, tai pramogų platforma. Jei į tai žiūrite tik kaip į būdą nuvažiuoti iš taško A į tašką B, prarandate didžiąją dalį galimybių. Bet jei suprantate, kad pati kelionė ir yra šventė, tada viskas keičiasi.
Nepamirškite, kad tobulas party bus renginys – tai ne tik gera organizacija, bet ir tinkama nuotaika. Būkite lankstūs, mokėkite prisitaikyti prie situacijos ir, svarbiausia, patys mėgaukitės procesu. Jei organizatorius stresą ir nervina, tas jausmas persiduoda visiems kitiems.
Ir paskutinis patarimas iš širdies – neieškokite tobulybės. Net jei kažkas nepavyks pagal planą, dažniausiai būtent tie netikėti momentai tampa geriausiais prisiminimais. Svarbiausia, kad visi būtų saugūs, linksmi ir jaustųsi gerai. Viskas kita – tik detalės.