Kai biuro vakarėlis tampa nuotykiu ant ratų
Prisiminkite paskutinę įmonės šventę, kurioje dalyvavote. Greičiausiai tai buvo kažkokioje restorano salėje, su standartiniu menu, kur kolegos susėdo už stalų pagal skyrius, o po valandos jau galvojote, kaip nepastebėtai pabėgti namo. Skamba pažįstama? Na, šiandien vis daugiau įmonių vadovų sako „ačiū, bet ne” tokiems tradiciniams formatams ir renkasi kažką visiškai kitokio – party bus nuomą.
Ir čia ne tik apie tai, kad „reikia kažko naujo”. Tai apie fundamentalų požiūrį į tai, kaip mes kuriame komandos dvasią, švenčiame pasiekimus ir tiesiog leidžiame žmonėms pabūti kartu ne darbo aplinkoje. Limobusas nėra tiesiog transporto priemonė – tai judanti erdvė, kur įvyksta tikroji magija.
Kodėl keturios sienos nebetenkina
Tradicinės švenčių salės turi vieną didžiulę problemą – jos yra statiškos. Atvažiuoji, įeini, sėdi, valgai, galbūt pašoki, išeini. Viskas vyksta toje pačioje vietoje, tarp tų pačių sienų. O žmonės, ypač po intensyvios darbo savaitės ar sėkmingo projekto užbaigimo, nori judėjimo, pokyčių, įspūdžių.
Party bus koncepcija visiškai keičia šią logiką. Jūs nebe vienoje vietoje – jūs keliaujate per miestą, matote skirtingus vaizdus, sustojate įdomiose vietose. Vienas mano pažįstamas IT įmonės vadovas pasakojo, kaip jų komanda per vieną vakarą aplankė tris skirtingas miesto vietas: pradėjo nuo panoraminio taško su šampanu, paskui nuvažiavo į food truck’ų rajoną užkandžiams, o baigė prie upės krantinės su DJ’ėjumi. Ir visa tai – nereikėjo rūpintis logistika, kas kaip važiuos, kas vairuos.
Bet svarbiausia – limobuse žmonės elgiasi kitaip nei salėje. Nėra tos oficialios atmosferos, nėra „prezidiumo stalo” ir „eilinių darbuotojų zonos”. Visi viename buse, visi toje pačioje erdvėje, ir tai natūraliai skatina bendravimą tarp skirtingų lygių darbuotojų.
Pinigų klausimas: kai skaičiuoji tikrąją kainą
Dabar turbūt galvojate: „Skamba puikiai, bet limobusas – tai turbūt brangiau nei paprastas restorano užsakymas?” Čia ir slypi įdomybė. Kai pradedi skaičiuoti tikrąsias išlaidas, situacija atrodo visai kitaip.
Tradicinė šventė salėje: salės nuoma (jei ne restoranas), maistas ir gėrimai, dekoracijos, galbūt atskiras transportas darbuotojams, kurie nenori vairuoti po vakarėlio, pramogų organizavimas (DJ, vedėjas, kitos pramogos). Sudėk viską – ir gausi gana solidžią sumą.
Party bus paketas paprastai apima: patį transportą su vairuotoju, garso sistemą, apšvietimą, dažnai – barinę įrangą, o kai kurios kompanijos siūlo ir papildomus dalykus kaip vaizdo ekranus ar net karaoke sistemas. Jūs mokate už kelias valandas, ir viskas jau įskaičiuota. Taip, maistą ir gėrimus dažniausiai reikia organizuoti atskirai, bet čia galite būti kūrybiški – užsisakyti iš mėgstamų vietų, paimti su savimi, arba sustoti keliose vietose ir paragauti skirtingų dalykų.
Viena reklamos agentūra Vilniuje man pasakojo, kad jų 20 žmonių komandos šventė limobuse kainavo apie 30% pigiau nei įprasta vakarienė geram restorane, o įspūdžių ir nuotraukų socialiniams tinklams gavo trigubai daugiau. O tai jau pridėtinė vertė – kai darbuotojai patys noriai dalinasi įmonės renginių akimirkomis, tai geriausia reklama.
Kas tikrai vyksta limobuse
Teorija teorija, bet praktika – visai kitas reikalas. Ką realiai gauni, kai nuomoji party bus įmonės šventei?
Pirmiausia – tai ledo laužymo efektas. Žmonės įlipa į busą ir iš karto pajunta, kad tai bus kažkas kitokio. Ta netradicinė aplinka automatiškai išmuša iš įprastos rutinos. Matau tai kiekvieną kartą – net patys rimčiausi buhalteriai ar teisininkai po dešimties minučių jau šypsosi ir atsipalaiduoja.
Antra – tai privati erdvė judėjime. Skirtingai nei viešajame transporte ar net paprastame nuomotame autobuse, party bus yra jūsų. Galite daryti ką norite (žinoma, saugiai ir legaliai), klausytis savo muzikos, šaukti, juoktis, šokti. Niekas į jus nežiūri, niekas nesiskundžia.
Trečia – tai komandos formavimo įrankis be prievartinio „team building”. Nereikia jokių dirbtinių užduočių ar keblių pratimų. Žmonės natūraliai bendrauja, nes aplinka tam skatina. Marketingo vadovė gali rasti bendrą kalbą su sandėlio vadybininku, nes abu stebi tą patį miesto vaizdą pro langą ir dalijasi įspūdžiais.
Planavimo niuansai, apie kuriuos niekas nepasakoja
Gerai, nusprendėte – norite išbandyti party bus savo kitai įmonės šventei. Bet kaip tai organizuoti, kad viskas vyktų sklandžiai?
Pirmas dalykas – rezervuokite iš anksto. Rimtai, iš anksto. Ypač jei planuojate šventę populiariais laikais (gruodis, vasaros pabaiga, penktadienio vakarai), geri limobusai išgrobstomi greitai. Bent mėnesį prieš renginį – tai minimalus terminas, o geriau – du ar tris.
Antras momentas – būkite realistai dėl dalyvių skaičiaus. Party bus talpina skirtingai – nuo 15 iki 30-40 žmonių, priklausomai nuo modelio. Bet čia svarbu suprasti: jei busas talpina 30 žmonių, tai nereiškia, kad 30 žmonių ten bus patogu. Skaičiuokite su maža atsarga – jei turite 25 darbuotojus, rinkitės busą 30-35 vietų. Žmonės norės judėti, šokti, ne tik sėdėti.
Maršrutas – tai atskirą diskusiją vertas klausimas. Kai kurios party bus kompanijos siūlo standartinius maršrutus, kitos leidžia kurti savo. Mano patarimas: turėkite planą, bet būkite lankstūs. Galbūt pradžioje atrodė, kad norite važiuoti prie ežero, bet jei oras prastas, geriau turėti atsarginį variantą – gal miesto centre su gražiais apšviestais pastatais?
Ir dar vienas praktinis patarimas – paskirkit atsakingą asmenį. Ne, ne tą, kuris viską organizuoja (tai galite būti jūs), bet tą, kuris bus lyg „party bus kapitonas” pačio renginio metu. Kas bendraus su vairuotoju, spręs smulkius klausimus, užtikrins, kad niekas nepasiliktų sustojimo vietose. Paprastai tai kažkas iš vadovų arba HR skyriaus, bet ne pats šventės iniciatorius – leiskite sau taip pat mėgautis renginiu.
Sezonai, oras ir kitos realybės
Lietuvoje turime keturis aiškius sezonus, ir kiekvienas iš jų suteikia skirtingų galimybių party bus renginiams.
Vasara – akivaizdus favoritas. Šilta, galima atidaryti langus, sustoti lauke, galbūt net turėti mini pikniką kažkur gražioje vietoje. Bet čia ir didžiausia konkurencija dėl nuomos, ir aukščiausios kainos. Plius – reikia pagalvoti apie vėsinimą, nes uždarytame buse su 20 žmonių gali būti karšta.
Ruduo ir pavasaris – auksinis viduriukas. Oras dažniausiai dar pakenčiamas, kainos mažesnės nei vasarą, o vaizdai gali būti net gražesni (rudens spalvos, pavasario žydėjimas). Tiesiog turėkite planą B dėl lietaus.
Žiema – ir čia daugelis nustemba, bet žiemos party bus renginiai gali būti nuostabūs. Šiuolaikiniai limobusai turi gerą šildymą, o važiuoti per apšviestą miestą, kai lauke sninga, su šilta kakava ar karštu vynu rankose – tai sava romantika. Tik įsitikinkite, kad kompanija turi patirties vairuoti žiemos sąlygomis ir kad autobusas tinkamai prižiūrimas.
Kas tinka ir kas netinka limobuso formatui
Būkime sąžiningi – party bus nėra universalus sprendimas visoms įmonės šventėms. Yra situacijos, kur tai puikus pasirinkimas, ir yra situacijos, kur geriau rinktis ką nors kita.
Puikiai tinka: komandos building’ui po sėkmingo projekto, metų pabaigos šventei jaunesnei ir energingesnei komandai, gimtadieniams (taip, įmonės jubiliejams irgi!), neformaliems susitikimams su klientais ar partneriais (taip, ir tai veikia – tik rinkitės kokybišką paslaugą), vasaros šventėms, kada norite sujungti kelias vietas vienoje kelionėje.
Mažiau tinka: labai formaliems korporatyviniams renginiams su oficialiais kalbėtojais ir apdovanojimais, labai didelėms grupėms (virš 40-50 žmonių – geriau du busai arba kitas formatas), situacijoms, kur reikia ilgų pietų ar vakarienės su keliais patiekalų kursais, renginiams su vyresnio amžiaus dalyviais, kuriems gali būti nepatogu judėti autobuse.
Viena finansų konsultacijų įmonė padarė įdomų sprendimą – oficialią dalį su apdovanojimais ir kalbomis surengė viešbutyje, o po to visus pakvietė į limobusą neformaliems šventimams. Geriausia iš abiejų pasaulių.
Saugumas ir atsakomybė – nuobodu, bet būtina
Taip, turime pasikalbėti ir apie tai. Party bus yra pramoga, bet tai vis tiek transporto priemonė, judanti miesto gatvėmis.
Pirma, patikrinkite kompanijos licencijas ir draudimą. Rimta party bus nuomos kompanija turės visus reikiamus leidimus keleivių vežimui, civilinės atsakomybės draudimą, ir jų vairuotojai turės atitinkamus pažymėjimus. Būtina paklausti – jei kompanija sutrinka ar vengia rodyti dokumentus, tai raudonas signalas.
Antra, alkoholis. Taip, daugelis party bus renginių apima alkoholio vartojimą, ir tai legalu (skirtingai nei vairuojant paprastą automobilį). Bet tai nereiškia, kad reikia skatinti pernelyg aktyvų gėrimą. Geros kompanijos turi aiškias taisykles ir vairuotojai turi teisę sustabdyti kelionę, jei situacija tampa nekontroliuojama. Kaip organizatorius, pasirūpinkite, kad būtų daug nealkoholinių gėrimų, užkandžių, ir stebėkite komandos būseną.
Trečia, elgesio taisyklės. Prieš kelionę trumpai priminkite žmonėms pagrindines taisykles – neperkrauti autobuso, klausyti vairuotojo nurodymų, nešiukšlinti, gerbti įrangą. Skamba kaip akivaizdu, bet kai žmonės atsipalaiduoja, kartais reikia priminimų.
Kai limobusas tampa tradicija, o ne vienkartine pramoga
Įdomus reiškinys, kurį pastebėjau – įmonės, kurios kartą išbando party bus formatą ir jam patinka, dažnai grįžta. Ir ne tik kartoja tą patį formatą, bet pradeda kūrybiškai jį plėtoti.
Viena IT startuolių įmonė dabar turi tradiciją – kiekvieną ketvirtį, kai pasiekia savo tikslus, penktadienio vakarą nuomoja limobusą. Bet kiekvieną kartą daro kitokį temą. Kartą buvo 80-ųjų tema su atitinkama muzika ir kostiumais, kitą kartą – karaoke maratonas, dar kitą – miesto istorijos turas su gidu (taip, galima ir edukacinį elementą įtraukti).
Kita įmonė naudoja limobusą kaip „pasveikinimo” renginį naujiems darbuotojams. Kas kelis mėnesius, kai susirenka naujokų grupė, juos paima į kelių valandų turą po miestą, kur senesni kolegos parodo įdomias vietas, pasakoja įmonės istorijas, ir viskas vyksta neformalioje, draugiškoje aplinkoje. Jie sako, kad tai labai pagreitina naujų žmonių integraciją į komandą.
O viena reklamos agentūra limobusą naudoja net darbo tikslais – kartą per mėnesį „kūrybinė sesija ant ratų”, kur komanda važinėja po miestą ir renka idėjas klientų projektams. Sako, kad judėjimas ir besikeičiantys vaizdai stimuliuoja kūrybiškumą geriau nei bet kuri konferencijų salė.
Matote, kaip viena idėja gali virsti daugybe skirtingų pritaikymų? Tai ir yra party bus grožis – tai ne tik pramoga, tai platforma, kurią galite pritaikyti savo įmonės kultūrai ir poreikiams.
Kai vakaras baigiasi, bet įspūdžiai lieka
Štai ko dauguma įmonių vadovų iš tikrųjų ieško, kai planuoja bet kokį renginį – ne tik gerai praleisto laiko, bet ilgalaikio poveikio. Norime, kad žmonės dar savaitę po to kalbėtų apie šventę, kad jaustųsi labiau susiję su komanda, kad turėtų bendrų prisiminimų.
Tradicinės šventės dažnai išgaruoja iš atminties per kelias dienas. Bet party bus patirtis – ji lieka. Galbūt todėl, kad ji buvo kitokia. Galbūt todėl, kad žmonės išėjo iš savo komforto zonos ir kartu patyrė kažką naujo. O galbūt tiesiog todėl, kad tai buvo smagu, autentiška ir be pretenzijų.
Vienas HR vadovas man pasakė: „Mes po to limobuso vakaro pastebėjome, kad žmonės biure dažniau šypsosi vieni kitiems. Kolegos iš skirtingų skyrių, kurie anksčiau vos pasisveikindavo, dabar sustoja pasikalbėti. Ar tai tik dėl vieno vakaro limobuse? Galbūt ne tik, bet tai tikrai prisidėjo.”
Ir galbūt būtent tai ir yra tikroji įmonių švenčių revoliucija – ne tai, kad keičiame salę į limobusą, o tai, kad keičiame požiūrį. Nuo „turime surengti kažkokį renginį, nes taip priimta” iki „sukurkime patirtį, kuri tikrai sujungs mūsų žmones”. Party bus tiesiog pasirodo esąs puikus įrankis tam pasiekti.
Taigi, jei planuojate kitą įmonės šventę ir vis dar svarstote tarp dar vieno vakaro restorane ar kažko visiškai kitokio – žinote, ką patarčiau. Kartais reikia tiesiog įlipti į tą limobusą ir leistis į kelionę. Fizine ir perkeltine prasme.